Déplacements et hébergement : 1 650 €

• 600 € de train pour permettre aux membres de l’équipe de rejoindre Angoulême depuis différentes villes.
• 1 050 € d’hébergement, soit l’équivalent de quatre personnes hébergées pendant trois nuits à 87,50 € la nuit.

Ces dépenses permettent aux personnes mobilisées sur l’événement d’être présentes dès la veille, pour préparer l’accueil des participants et les installations techniques.

Restauration et catering : 1 950 €

Sur un week-end réunissant 45 personnes sur place, les repas et les boissons représentent rapidement un budget conséquent.

Voici un exemple de répartition :

• Repas des ambassadeurs : 5 personnes × 7 repas à 20 € (du vendredi soir au dimanche soir) = 700 €
• Pauses d’accueil : 45 personnes × 2 pauses à 5 € = 450 €
• Boissons, cafés et collations : 45 personnes × 2 journées à 5 € = 450 €
• Pot convivial de clôture du dimanche après-midi : 350 €, soit environ 7,80 € par personne.

Nous tenons notamment à ce que les personnes qui donnent de leur temps pour organiser et encadrer ces expérimentations n’aient pas à financer elles-mêmes leurs repas.

Le pot du dimanche est également l’occasion de prolonger les échanges, de partager les résultats des expérimentations et de réunir les participants autour d’un moment convivial.

Logiciels et outils IA : 1 800 €

Ces dépenses sont consacrées aux outils et ressources techniques nécessaires aux expérimentations.

Notre objectif est de permettre aux participants de tester différentes solutions dans des conditions adaptées, sans devoir supporter individuellement les coûts associés à leur utilisation.

Même lorsque nous privilégions des outils open source et des modèles exécutés localement, leur mise en œuvre peut nécessiter des ressources matérielles et techniques payantes.

Organisation et coordination : 4 000 € charges comprises

Derrière deux jours d’événement, il y a plusieurs semaines de travail : recherche de financements et de partenaires, préparation du programme, communication, gestion des inscriptions, coordination des intervenants, réservations, logistique, préparation technique, suivi administratif et bilan.

À titre de comparaison, avec un coût employeur au SMIC estimé à environ 2 000 € par mois, cela équivaut pour 7 personnes à environ six journées de travail rémunérées au SMIC par personne, charges comprises.

Il s’agit d’une équivalence pour illustrer le coût du travail. Cela ne tient évidemment pas compte des nombreuses heures de bénévolat consacrées à l’événement, préparation des masterclasses, documentations, réunions, rapport, etc…

Frais de fonctionnement associatif : 600 €

• Hébergement du site internet, nom de domaine et maintenance : 200 €
• Outils numériques, communication et gestion des inscriptions : 100 €
• Assurance responsabilité civile de l’association : 100 €
• Frais bancaires et commissions sur les paiements : 50 €
• Comptabilité, gestion et formalités administratives : 150 €

Ces dépenses, moins visibles, sont pourtant nécessaires pour assurer le fonctionnement administratif et opérationnel du collectif.

Elles participent également à la pérennité de l’association : notre objectif est de pouvoir maintenir nos activités entre deux événements, sans devoir repartir de zéro à chaque nouvelle édition.

L’année dernière, le Pôle Image Magelis nous avait accordé un soutien de 5 000 € pour organiser nos expérimentations. Cette année, notre subvention a doublé pour atteindre les 10 000 €.

Cette augmentation, nous l’avons défendue et argumentée et Magelis a souhaité nous challenger sur notre budget, que nous vous communiquons ci-dessous.

Nous avons notamment mis en avant trois points par rapport à l’année dernière :

1. La nécessité de rémunérer le travail d’organisation. Jusqu’à présent, une grande partie de l’organisation de nos événements reposait sur le bénévolat. Or, derrière deux jours d’expérimentation, il y a plusieurs semaines de travail souvent invisible : répondre aux mails, gérer les inscriptions, réserver les trains et les hébergements, faire les courses, organiser les repas, tenir la comptabilité ou encore assurer le suivi administratif. Nous souhaitons distinguer l’engagement bénévole, qui permet de partager ses compétences, d’expérimenter et d’apprendre collectivement, des tâches logistiques et administratives indispensables, mais qui n’apportent pas nécessairement de bénéfice direct à ceux qui les réalisent. Faire les courses pour 40 personnes ou passer des heures sur la comptabilité, c’est du travail qui mérite d’être reconnu et rémunéré. Notre objectif est donc de rémunérer ce travail de l’ombre, tout en préservant l’engagement bénévole qui fait la richesse du collectif.
2. L’augmentation des coûts des solutions d’IA générative. Ces coûts ont évolué et nous souhaitons pouvoir proposer des conditions d’expérimentation adaptées aux professionnels qui participent à nos événements.
3. La nécessité de constituer un fonds de roulement pour l’association. Creative Machines? ne fonctionne pas uniquement pendant les week-ends d’expérimentation. Entre les événements, il faut continuer à financer les outils, les frais administratifs et les dépenses courantes. Disposer d’une petite trésorerie permet également d’anticiper certaines dépenses sans dépendre systématiquement du versement préalable d’une subvention.

Ces trois points ont guidé notre demande et nos échanges avec Magelis. L’objectif est de construire un fonctionnement plus durable pour le collectif.

Ces participations sont avant tout symboliques. Leur objectif est principalement de limiter les désistements de dernière minute.

Lorsque nous constituons des équipes, prévoyons du matériel et organisons les repas en fonction du nombre d’inscrits, chaque annulation tardive peut avoir des conséquences sur l’organisation.

Reconnaître aussi le travail associatif

Au total, 10 000 € permettent de préparer et d’organiser deux journées d’expérimentation pour 40 participants, avec l’accompagnement de professionnels mobilisés au sein du collectif.

Creative Machines? repose largement sur l’engagement bénévole de ses ambassadeurs et des professionnels qui contribuent à ses activités.

Il est essentiel de reconnaître le travail nécessaire à l’organisation de ces rencontres.

Un événement de deux jours ne se prépare pas en deux jours. Il demande du temps, des compétences, de la coordination et des responsabilités.

L’engagement associatif ne signifie pas que tout le travail doit être gratuit.

Défendre une juste rémunération dans les industries créatives, c’est aussi reconnaître le travail, souvent invisible, des personnes qui permettent à ces espaces d’échange, d’expérimentation et de réflexion collective d’exister.

C’est dans cet esprit que nous souhaitons continuer à développer Creative Machines? : avec transparence sur nos moyens, exigence dans nos expérimentations et volonté de rendre ces échanges accessibles au plus grand nombre.